Obsługa zapytań komercyjnych – part 2

Obsługa zapytań komercyjnych – part 2

Wstęp – obsługa zapytań komercyjnych a pokora!

Na początek zacznę od przeprosin dla wszystkich czytelników z powodu długiego czasu oczekiwania na kolejną część artykułu, ponieważ moja ostatnia publikacja miała miejsce jeszcze zeszłym roku! Było to spowodowane moim czynnym udziałem w przemianach mających miejsce w organizacji w której na co dzień pracuję.kewin

W tej części artykułu obiecałem opisać przykłady obsługi komercyjnych zapytań ofertowych oraz postępowań zakupowych. Zdecydowałem skupić się na zbiorze ogólnych wskazówek i jednym case study, ponieważ wydaje mi się to bardziej pomocne niż sypanie suchymi przykładami.

Obsługa zapytań komercyjnych

Nie bez powodu zacząłem swój artykuł od przeprosin, ponieważ pokora i umiejętność przyznania się do błędu to wbrew pozorom bardzo skuteczne narzędzie wspomagające proces sprzedaży.

Obsługa zapytań komercyjnych to też odpowiedzi na zapytania przychodzące do nas dzięki pozycjonowaniu naszej strony lub od naszych prospektów. W pierwszym przypadku, zwykle odkładamy wycenę na później lub po prostu się do niej nie przykładamy ze względu na brak relacji i stosunkowo niską konwersję zapytań z formularza ofertowego.

Nawet jeżeli jesteś zapracowany po uszy i nie masz czasu odpowiedzieć za zapytanie ofertowe od przypadkowej firmy, to staraj się utrzymać kontakt z prospektem, postaw sprawę uczciwie i poproś o dodatkowy czas na wycenę jeśli nie wyrabiasz się ze swoją pracą. Okaż klientowi minimum zainteresowania i powiedz, że wrócisz do niego z informacją w niedługim czasie.

Jest to wskazane, jeśli po pierwszym kontakcie okaże się, że wycena nie jest pilna lub, że jest to jedynie rozeznanie rynku przez potencjalnego zleceniodawcę. Pozwól się wystrzelać konkurencji:)

Na podstawie swoich ostatnich doświadczeń daję Ci zbiór tipów dzięki, którym obsługa zapytań komercyjnych będzie łatwiejsza. Wskazówki pomogą Ci zdobyć klienta i ocenić czy jest wart twojego czasu.

1. Ustal termin złożenia oferty; jeśli jest zbyt krótki uświadom klientowi korzyści płynące z dodatkowych kilku dni na złożenie oferty.

2. Rozmawiając z klientem staraj się uzyskać jak najwięcej informacji, jak często korzysta z danego typu usług, jaki jest ich wolumen w skali roku. To pomoże Ci dostrzec korzyści płynące ze współpracy długofalowej, które nie zawsze są widoczne na podstawie jednorazowego zapytania, które prawdopodobnie będziesz musiał wyszarpać konkurencji w ciężkiej walce. Jeśli masz być do niej zmotywowany to musisz znać potencjał klienta.

3. Skoro, twoja konkurencja daje oferty dużo niższe, to ustal z klientem dokładny zakres zlecenia i jego oczekiwania co do jakości usługi, być może okaże się, że np. tłumaczenie tekstu nie obejmuje tłumaczenia nazw własnych. Taki przypadek miałem, uświadomiłem klienta o niedogodnościach i złożyłem ofertę niższą od konkurencji zaznaczając przy tym niedoskonałość produktu.

4. Zawsze pytaj co ma wpływ, co może skusić klienta do wyboru twojej oferty, może to być wydłużony termin płatności, referencje, wyjaśnienie wątpliwości, być może źle rozumiesz potrzeby klienta     i musisz je ponownie zdefiniować – nie bój się tego bo takim nastawianiem możesz tylko zyskać, wiem o tym bo też popełniam błędy, ale ich wybadanie na etapie złożenia oferty pomaga mi osiągnąć sukces.

5. Nawet jeżeli proponujesz klientowi usługę o niższej jakości ponieważ takiej oczekuje, to daj sobie szansę na poznanie klienta, umów spotkanie, nawet a właściwie tym bardziej po przegranym postępowaniu. W ten sposób dasz sobie szansę na pokazanie klientowi korzyści z rozwiązań, które masz w swoim standardzie
i bądź pewien, że to zaowocuje w przyszłości.

Obsługa postępowań zakupowych

Obsługa zapytań komercyjnych to też postępowania zakupowe. prowadzone przez firmy. Bardzo chcę się tu podzielić jednym przykładem, a właściwie analizą błędnego podejścia do jednego z postępowań zakupowych ogłoszonego przez klienta.

W opisywanym przykładzie mowa o wagach, chodziło o zapytanie na kilka rodzajów tłumaczenia: pisemne zwykłe, pisemne przysięgłe   i ustne. Nie wymieniam języków by nie komplikować i przedstawić to w prosty sposób.

Fakty
  1. Znam klienta i wiem, że przez ostanie dwa lata nie zlecił tłumaczeń ustnych – te są zawsze najdroższe.
  2. Wiem też, że w 70 % zlecał tłumaczenia pisemne zwykłe, a w 30% pisemne przysięgłe.
  3. Wagi przewidziane w postępowaniu:
    a) Tłumaczenia pisemne zwykłe – 0,45
    b) Tłumaczenia pisemne przysięgłe – 0,35
    c) Tłumaczenia pisemne ustne- 0,3
  4. Oceniana jest cena łączna po zsumowaniu cen pomnożonych przez wagi.
Założenia wyceny i przebieg postępowania
  1. Nasza poprzednia cena sprzed dwóch lat.
Tłumaczenia Ceny Wagi Śr. ważona
Zwykłe      75,00 zł 0,45 33,75
Przysięgłe      45,00 zł 0,35 15,75
Ustne    120,00 zł 0,3 36
SUMY 240 zł 1 85,5

2. Nasza oferta na obecne postępowanie

Tłumaczenia Ceny Wagi Śr. ważona
Zwykłe 100 zł 0,45 45
Przysięgłe 60 zł 0,35 21
Ustne 10 zł 0,3 3
SUMY 170 zł 1 69

Jak widzicie, wykorzystałem informację, że klient praktycznie nie zleca tłumaczeń ustnych i daliśmy na nie dumpingową stawkę ponieważ w warunkach postępowania było napisane, że ocena końcowa nastąpi na podstawie sumy cen.

3. Co się stało się?

Poszedłszy za namową mentora podniosłem za to ceny na tłumaczenia zwykłe i przysięgłe o ok. 30% bo akurat tyle klient miał niewykorzystanego budżetu za lata poprzednie.  Wolumen znałem także z lat wcześniejszych i pokrywał się z moimi obliczeniami.

Mieliśmy niższą cenę sumaryczną i ważoną, więc liczyliśmy na wygraną. Więc dlaczego do cholery jasnej przegraliśmy????!!!!

Powiem wam dlaczego, oto co mi powiedział klient:
Rozumiem Państwa strategię, ale mamy określony budżet na tłumaczenia i w tym świetle Państwa oferta jest niekorzystna, poza tym konkurencja złożyła podobne cenowo oferty, jednak tańsze w kluczowych dla nas punktach.

4. Jak mogła wyglądać oferta konkurencji?

Tłumaczenia Ceny Wagi Śr. ważona
Zwykłe 80 zł 0,45 36
Przysięgłe 40 zł 0,35 14
Ustne 120 zł 0,3 36
SUMY 240 zł 1 86

Właśnie tak, była sumarycznie droższa, ale zapewniała klientowi ceną jakiej oczekuje w kluczowych dla niego segmentach.

Podsumowanie

Z opisu naszego działania podczas postępowania wynika jedno, absolutny brak pokory. Sugerowanie się warunkami, które klient sam ustanowił było błędne. Wyniki postępowania w systemie zakupowym, widzi tylko klient, a nie my.

Wniosek jest prosty, nigdy nie bądź mądrzejszy od klienta i pozwól mu na utrzymanie oszczędności, być może osoba po drugiej stronie dostaje za to premię:) W pozostałe szczegóły nie chcę wnikać. Wcześniej mieliśmy umowę na wyłączność.

Nie chce pisać o rozwiązaniu tej sytuacji, bo nie ma idealnej odpowiedzi, pozwoliłem sobie jedynie na przesłanie, które utknęło mi szczególnie w głowie po tym postępowaniu: nie pokazuj, że jesteś mądrzejszy od klienta!:)

W administracji publicznej, tak rozegranego udziału w postępowaniu, nie miałem prawa przegrać, ale obsługa zapytań komercyjnych jest zdradliwa. Pamiętaj o tym!

Informacja dla czytelnika

Treść opisywanych w artykule przykładów została zmieniona w stosunku do rzeczywistości, jednakże podobne sytuacje się zdarzają.

Jeśli masz pytania lub potrzebujesz pomocy – skontaktuje się ze mną.

Jeśli spodobał Ci się artykuł, daj lajka, subskrybuj lub poleć mnie znajomym.

 

Facebook Comments

Ten post ma 3 komentarzy

  1. Dobry tekst, szczególnie fragment o przetargu, ale strona wyglądem zniechęca do czytania. Masz jakiś newsletter?

  2. Fajny wpis. Będę tu częściej zaglądał.

Dodaj komentarz

Close Menu